Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig och kontakt

Vionix driver vionix.se och är personuppgiftsansvarig för personuppgifter om webbplatsbesökare, potentiella kunder, kontoanvändare och kontaktpersoner när Vionix bestämmer ändamål och medel för behandlingen. Dataskyddsfrågor skickas till hej@vionix.se. Avtalsmotpartens fullständiga registreringsuppgifter framgår av kundens order eller avtal.

När Vionix behandlar kunddialoger, transkript eller andra personuppgifter enbart enligt en kunds instruktioner agerar Vionix som personuppgiftsbiträde och kunden är personuppgiftsansvarig.

2. Kategorier av personuppgifter

Kontakt- och företagsuppgifter: namn, e-post, telefon, företag, organisationsnummer, faktureringsuppgifter, webbplats och meddelanden som du lämnar.

Konto- och säkerhetsuppgifter: användar-ID, inloggnings- och sessionsdata, roller, samtyckes-/villkorsloggar, IP-adress och tekniska säkerhetsloggar.

Kunddialogdata: telefonnummer, kanal, tidpunkt, längd, transkript, sammanfattningar, kundens uttryckliga uppgifter och åtgärdsunderlag när en AI-medarbetare används.

Betalnings- och abonnemangsdata: plan, status, faktureringsuppgifter och transaktionsreferenser. Fullständiga kortuppgifter ska inte lagras av Vionix utan hanteras av betaltjänstleverantören.

3. Ändamål och rättslig grund

Avtal: skapa och administrera konto, leverera tjänsten, support, uppstart, telefoni, integrationer och abonnemang när behandlingen behövs för att fullgöra avtal eller vidta åtgärder på begäran före avtal.

Rättslig förpliktelse: bokföring, skatteunderlag och annan behandling som krävs enligt lag.

Berättigat intresse: besvara B2B-förfrågningar, säkra tjänsten, förebygga missbruk, felsöka och förbättra tjänstens drift. Vionix väger då sitt intresse mot den registrerades rättigheter och du kan invända mot behandlingen.

Samtycke: icke-nödvändig besöksanalys/attribution och frivilliga marknadsutskick när samtycke är den valda rättsliga grunden. Samtycke kan återkallas utan att det påverkar behandling som redan skett lagligen.

4. Lagring och radering

Röstinspelning är avstängd som Vionix-standard för kundagenter. Hos röstleverantören kan transkript och samtalsdata ha en separat leverantörsretention; Vionix standardkonfiguration har ett tak på 30 dagar där detta används.

Lokal samtalsmetadata, sammanfattningar och transkript i Vionix har en tenantstyrd retention på 30, 90, 180 eller 365 dagar. Befintliga kunder behåller 365 dagar tills en kortare profil väljs. Sensitive Data Mode begränsar lokal samtalsretention till högst 90 dagar.

Kontodata sparas medan kontot behövs och raderas genom Vionix raderingsflöde, med undantag för uppgifter som måste behållas enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

5. Mottagare, underbiträden och tredjelandsöverföringar

Vionix använder leverantörer för bland annat databas/autentisering, AI-röst, hosting/nätverk, betalning, e-post och telefoni. Den publika underbiträdes- och mottagarlistan finns på /underbitraden och den kundspecifika listan följer relevant avtal.

Om personuppgifter överförs utanför EU/EES används en giltig överföringsmekanism enligt GDPR kapitel V, exempelvis adekvansbeslut eller EU:s standardavtalsklausuler (SCC), tillsammans med kompletterande skydd när det krävs.

6. Dina rättigheter

Du kan begära tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet när förutsättningarna är uppfyllda samt invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Kontakta hej@vionix.se. Vionix kan behöva verifiera identiteten innan en begäran genomförs.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Om Vionix behandlar uppgifterna enbart som biträde för en kund kan din begäran behöva hanteras av den kunden som personuppgiftsansvarig.

7. Säkerhet

Vionix använder bland annat tenantseparerad åtkomstkontroll, serverlagrade hemligheter, CSRF-skydd, säkerhetsheaders och krypterad transport där leverantörerna stödjer det. Åtkomst begränsas efter roll och behandlingsbehov.

Personuppgiftsincidenter dokumenteras och hanteras enligt en intern incidentprocess. När Vionix är personuppgiftsbiträde underrättas berörd kund utan onödigt dröjsmål så att kunden kan uppfylla sina skyldigheter.

8. AI-transparens och känsliga uppgifter

Vionix kundagenter är konfigurerade så att den första interaktionen tydligt identifierar agenten som en AI-medarbetare. En kundanpassad första hälsning får inte ta bort denna AI-identitet.

Lämna inte lösenord, fullständiga kortuppgifter eller andra uppgifter som inte behövs för ärendet. Verksamheter där hälsouppgifter eller andra särskilda kategorier av personuppgifter sannolikt förekommer ska använda en särskild risk- och retentionbedömning och, när det krävs, en konsekvensbedömning (DPIA).

9. Cookies och lokal lagring

Nödvändig lagring används för inloggning, säkerhet och uttryckliga användarval. Attribution och besöksanalys aktiveras bara efter samtycke. Fullständig information om namn, syfte, varaktighet och part finns på /cookies. Cookie-inställningar kan öppnas när som helst från sidfoten.

10. Automatiserat beslutsfattande

Vionix använder AI för dialog, klassificering och förslag på nästa steg. Vionix använder inte webbplatsens konto-/marknadsföringsbehandling för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga eller på liknande sätt betydande effekter för besökaren. Kundspecifika automatiserade processer måste bedömas separat av den personuppgiftsansvarige.